RICOM gas, s.r.o.
so sídlom Obchodno-výstavný objekt E, Devínska Nová Ves 7468 , Bratislava - mestská časť Devínska Nová Ves 841 07
IČO: 55030106
zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 164911/B
Zásady spracovania osobných údajov pri organizovaní školení a spoločenských akcií
Hlavná činnosť Správcu je predávať tovar vrátane služieb nevyhnutne s tým súvisiacich. Správca poskytuje služby spočívajúce v organizácii kurzov a školení súvisiacich s používaním tovaru. Pri týchto činnostiach dochádza k spracovaniu osobných údajov.
Zverené osobné údaje je potrebné chrániť na vysokej úrovni, preto bol prijatý rad bezpečnostných, technických a organizačných opatrení.
SPRÁVCA – určuje ciele a prostriedky spracovania. Pre potreby týchto zásad je RICOM gas.
SPRACOVATEĽ – vykonáva činnosti spracovania na základe zmluvy alebo iného poverenia pre Správcu
ÚČASTNÍK – registrovaný účastník školenia
Správca spracováva osobné údaje registrovaných Účastníkov, ktorí zakúpili produkt, službu alebo sa registrovali na účasť na školení.
Kategórie osobných údajov: meno, priezvisko, e-mail, obilný telefón, fakturačná adresa, bankové spojenie, IP adresa, cookies, akademický titul, diétna preferencia alebo obmedzenia, obrazový a zvukový záznam účastníkov školenia.
Subjekty údajov poskytujú dobrovoľne osobné údaje Správcovi, a to, akonáhle dokončia registráciu na konkrétnu akciu cez webový formulár dostupný na stránkach Správcu, prihlásením sa k odberu newsletteru, prípadne e-mailovou komunikáciou.
Webové stránky. Správca spracováva informácie o tom, kedy subjekty údajov navštívia a prehliadajú si webové stránky www.ricomgas.sk. Tieto informácie môžu zahŕňať Ip adresu, operačný systém, ID prehliadača, aktivitu na webe a ďalšie inofrmácie o interakciách s našimi webovými stránkami. Tieto informácie môžeme zhromažďovať ako súčasť protokolu alebo pomocou súborov cookies alebo iných technológií pre sledovanie )o prípadnom použití cookies informujte správcu zvlášť). Zásady spracovania týchto osobných údajov poskytuje spoločnosť, ktorá webové stránky prevádzkuje.
Analýza a štatistiky. Webové stránky Správca monitoruje a analyzuje pomocou analytických služieb. Žiadne z údajov, ktoré pomocou tejto služby Správca analyzuje, nie sú osobnými údajmi. Pomocou tejto služby Správca zisťuje návštevnosť a geografické údaje, informácie o prehliadači a operačnom systéme. Všetky tieto informácie sú využívané na marketingové účely, na účely ďalšieho zlepšovania webových stránok a obsahu a tiež na účely právnej ochrany, prípadne iných oprávnených záujmov.
Školenia. Správca spracováva nevyhnutné kategórie osobných údajov nutných na registráciu a vyúčtovanie účasti na školení. Správca môže zhotovovať fotografie alebo videá zo školenia iba vtedy, keď k tomu Účastníci dali svoj súhlas vrátane riadneho poučenia o svojich právach.
Všetky spomínané informácie Správca spracováva a sú nevyhnutné k naplneniu nižšie uvedených účelov:
- Organizovanie a organizácia školení a podobných akcií pre registrovaných Účastníkov
- Zasielanie propagačných e-mailov registrovaným Účastníkom k propagácii obdobných konferencií organizovaných Správcom
- Plnenie zákonných povinností Správcu.
Oprávnený záujem. Správca má oprávnený záujem na propagáciu svojich služieb, resp. akcií, ktoré organizuje. Registrovaným Účastníkom preto môže zasielať obchodné oznámenie, osobné údaje Účastníkov spracováva za účelom ochrany svojho oprávneného obchodného záujmu. Registrovaný užívateľ sa môže z odberu obchodných oznámení odhlásiť, a to v každom obchodnom oznámení.
Za účelom ochrany oprávneného záujmu na propagáciu školení sú počas niektorých väčších spoločenských akcií zhotovované obrazové alebo zvukové záznamy. Na týchto záznamoch môžu byť spracované osobné údaje Účastníkov, a to na základe oprávneného záujmu Správcu na propagáciu obdobných akcií. O tom sú Účastníci včas a riadne informovaní pred zahájením akcie.
Správca v primeranom rozsahu použije a zverejní záznamy na svojich webových stránkach, ďalej pri svojej propagácii či pri vydávaní informačných materiálov o akcii či podobných akciách.
Účastníci, ktorí si neželajú byť na akcii fotografovaní alebo natáčaní na video, majú možnosť toto odmietnuť pred začiatkom akcie na e-mail asistent@ricomgas.cz.
Obchodné oznámenie. Správca môže zasielať newsletter Účastníkom školenia na základe oprávneného záujmu propagovať výrobky a služby, avšak iba do doby, než s tým Účastník vysloví nesúhlas. Správca môže zasielať obchodné oznámenie aj tým, ktorí udelili súhlas so spracovaním osobných údajov na marketingové a obchodné účely.
Komunikácia s Používateľmi. Funkcia „Odhlásiť sa“ je nastavená v každej marketingovej komunikácii, ktorú Správca šíri, teda aj pokiaľ komunikuje so svojimi Užívateľmi. Aj napriek tomu, že sa Užívateľ odhlási z odberu newslettera od Správcu, môže obdržať e-maily týkajúce sa vyúčtovania alebo nutnej administratívy.
Plánovaná doba spracovania. Na účely registrácie Účastníka môžu byť spracované všetky kategórie údajov tohto dokumentu, a to po dobu nevyhnutne potrebnú na organizáciu udalosti, prípadne po dobu potrebnú na plnenie zákonných povinností a ochranu oprávnených záujmov Správcu, najdlhšie však do uplynutia doby 2 rokov odo dňa konania akcie, na ktorú sa Účastník registroval, pokiaľ Účastník súhlas skôr neodvolá.
Správca dbá na bezpečnosť osobných dát, ktoré subjekty údajov poskytujú. Správca spĺňa prísne požiadavky strán GDPR a usiluje sa o to, aby tieto požiadavky rešpektovali aj Účastníci akcií Správcu.
Úlohou bezpečnostných technikov je navrhovať iba také prostredie online komunikácie s Účastníkmi a inými subjektmi údajov, aby poskytované Služby boli bezpečné. Boli nastavené mechanizmy pravidelného testovania mechanizmov a opatrení, ktoré majú na starosť monitoring a zabezpečenie spracovania. Osobné údaje Účastníkov sú vedené oddelene.
Všetci zamestnanci, ktorí majú prístup k Osobným údajom, sú poučení o bezpečnom spracovaní osobných údajov a musia rešpektovať bezpečnostné zásady. Prístupy do všetkých systémov sú personalizované, kryté heslami, ktoré sa tvoria rôznymi spôsobmi. Systémy umožňujú logy, aby sme mohli kontrolovať prístup jednotlivých zamestnancov k jednotlivým databázam. Zamestnanci sú pravidelne školení.
Kancelárie Správcu sú bezpečné, uzamykateľné a cudzí ľudia do kancelárií nemajú prístup. Evidencie vedené v papierovej forme sú vedené len tam, kde je to nevyhnutné. V takom prípade ich Správca uchováva zamknuté.
Osobné údaje sú odovzdávané iba v režime spracovateľskej zmluvy prípadne zmluvy spoločných správcov, a to nasledujúcim subjektom:
Spracovatelia. Správca používa iba preverených spracovateľov, s ktorými má uzavretú písomnú zmluvu, a ktorí poskytujú minimálne rovnaké záruky ako Správcovia svojim Užívateľom.
Zákonné povinnosti. Osobné údaje môžu byť odovzdané tretím osobám aj v prípade, ak to vyžaduje zákon alebo v reakcii na zákonné požiadavky orgánov verejnej moci či na vyžiadanie súdu v súdnych sporoch.
Spoloční správcovia. V prípade, že Správca poskytne osobné údaje účastníkov partnerom akcie, ktorú organizuje, jedná sa o spoločného Správcu týchto osobných údajov. Najčastejšie sa jedná o fotografie alebo videá zo spoločne organizovaných akcií. O tom je Účastník vopred riadne informovaný.
Správcu je možné požiadať o prístup k osobným údajom a požiadať o opravu, zmenu alebo odstránenie osobných údajov tam, kde sú nepresné alebo boli spracované v rozpore s platnými zákonmi na ochranu osobných údajov. Možno tak urobiť na e-maile asistent@ricomgas.cz, kde je možné požiadať o prístup, žiadať obmedzenie spracovania, žiadať opravu alebo požiadať o vymazanie osobných údajov.
Správca sa usiluje o to, aby právam subjektov údajov bezodkladne dokázal vyhovieť, najneskôr do 30 dní, v mimoriadnych situáciách potom najneskôr v lehote 90 dní, o čom je žiadateľ informovaný. Avšak môžu nastať okolnosti, za ktorých Správca poskytnúť prístup nemôže (napríklad ak žiadané informácie ohrozujú súkromie iných osôb alebo iné oprávnené práva, alebo tam, kde by náklady na poskytnutie prístupu boli neprimerané rizikám ohrozujúcim súkromie jednotlivca v danom prípade). Správca podnikne primerané kroky na overenie vašej totožnosti pred tým ako udelí prístup k vašim osobným údajom alebo vykoná akékoľvek zmeny.
Podľa čl. 15 GDPR budete mať právo na prístup k osobným údajom, ktoré zahŕňa právo získať od Správcu:
potvrdenie, či spracováva osobné údaje,
informácie o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, plánovanej dobe spracovania, o existencii práva požadovať od Správcu opravu alebo výmaz osobných údajov týkajúcich sa subjektu údajov alebo obmedzenia ich spracovania alebo vzniesť námietku proti tomuto spracovaniu, právo podať sťažnosť na dozornom úrade, o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získané od subjektu údajov, skutočnosti, že dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania, o vhodných zárukách pri odovzdaní údajov mimo EÚ,
v prípade, že nebudú nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb aj kópiu osobných údajov.
V prípade opakovanej žiadosti bude Správca oprávnený za kópiu osobných údajov účtovať primeraný poplatok.
Podľa čl. 16 GDPR má dotknutá osoba právo na opravu nepresných osobných údajov. Subjekt údajov má tiež povinnosť oznamovať zmeny svojich osobných údajov. Zároveň je povinný poskytnúť súčinnosť, ak sa zistí, že osobné údaje, ktoré o ňom Správca spracováva, nie sú presné. Opravu vykoná SPRÁVCA bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na dané technické možnosti.
Podľa čl. 17 GDPR bude mať subjekt údajov právo na výmaz osobných údajov, ktoré sa ho týkajú, pokiaľ Správca nepreukáže oprávnené dôvody pre spracovanie týchto osobných údajov. Správca má nastavené mechanizmy na zabezpečenie anonymizácie či výmazu osobných údajov v prípade, že už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli spracovávané.
Podľa čl. 18 GDPR má subjekt údajov do doby vyriešenia podnetu právo na obmedzenie spracovania, pokiaľ bude popierať presnosť osobných údajov, dôvody ich spracovania alebo pokiaľ podá námietku proti ich spracovaniu.
Podľa čl. 19 GDPR má subjekt údajov právo na oznámenie v prípade opravy, výmazu alebo obmedzenia spracovania osobných údajov. Ak dôjde k oprave alebo výmazu osobných údajov, bude Správca informovať jednotlivých príjemcov, s výnimkou prípadov, keď sa to ukáže ako nemožné alebo to vyžaduje neprimerané úsilie.
Podľa čl. 20 GDPR má subjekt údajov právo na prenositeľnosť údajov, ktoré sa ho týkajú a ktoré poskytol Správcovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a právo požiadať o zaslanie týchto údajov inému správcovi.
Pokiaľ v súvislosti so Zmluvou o poskytovaní služieb Správcu alebo na základe súhlasu poskytnete osobné údaje a ich spracovanie sa vykonáva automatizovane, máte právo od Správcu získať takéto údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Ak to bude technicky uskutočniteľné, je možné údaje odovzdať aj vami určenému správcovi, ak bude riadne určená osoba konajúca za príslušného Správcu a bude možné ju autorizovať.
V prípade, že by výkonom tohto práva mohlo dôjsť k nepriaznivému dotknutiu práv a slobôd tretích osôb, nemožno vašej žiadosti vyhovieť.
Podľa čl. 21 GDPR má subjekt údajov právo vzniesť námietku proti spracovaniu jeho osobných údajov z dôvodu oprávneného záujmu.
V prípade, že Správca nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod pre spracovanie, ktorý prevažuje nad záujmami alebo právami a slobodami subjektu údajov, spracovanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu.
Ak je námietka podaná v prípade spracovania súvisiaca s priamym marketingom, potom Správca ukončí spracovanie bez zbytočného odkladu.
Súhlas so spracovaním osobných údajov na marketingové a obchodné účely je možné kedykoľvek po tomto dátume odvolať. Odvolanie je potrebné urobiť výslovným, zrozumiteľným a určitým prejavom vôle, a to e-mailom asistent@ricomgas.cz.
Spracovaniu údajov z cookies je možné zamedziť nastavením webového prehliadača alebo nastavením na webových stránkach Správcu.
Subjekt údajov má právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia založeného výhradne na automatizovanom spracovaní vrátane profilovania, ktoré by pre neho malo právne účinky alebo sa ho podobným spôsobom významne dotklo. Správca uvádza, že nevykonáva automatizované rozhodovanie bez vplyvu ľudského posúdenia s právnymi účinkami pre subjekty údajov.
Zmeny. Tieto zásady môžu byť zmenené iba písomným dodatkom, o tom budú užívatelia informovaní prostredníctvom webových stránok www.ricomgas.sk.
Kontakt. V prípade akýchkoľvek otázok k Zásadám spracovania osobných údajov sa, prosím, s dôverou obráťte na e-mail asistent@ricomgas.cz.